Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung

BezeichnungInhaltBezeichnungInhalt
Name:339/2009-14  
Art:Sitzungsvorlage  
Datum:19.03.2010  
Betreff:Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung
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15.04.2010Haupt- und Finanzausschuss5Kenntnisnahme  
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05.05.2010Rat6Kenntnisnahme  
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Inhalt:

Beschlussvorschlag:

 

Die Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung wird zur Kenntnis genommen.


Begründung der Vorlage:

 

Um die ordnungsgemäße Erledigung der Aufgaben der Finanzbuchhaltung unter besonderer Berücksichtigung des Umgangs mit Zahlungsmitteln sowie die Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen sicherzustellen, sind vom Bürgermeister nähere Vorschriften unter Berücksichtigung der örtlichen Gegebenheiten zu erlassen und dem Rat zur Kenntnis zu geben (§ 31 Absatz 1 Gemeindehaushaltsverordnung NRW – GemHVO).

 

Die in der Anlage beigefügte Dienstanweisung ersetzt die zum 01.01.2009 erlassene vorläufige Dienstanweisung. Sie wurde mit der Revision abgestimmt und tritt am 01.05.2010 in Kraft.


Finanzielle Auswirkungen

Die Regelungen der Dienstanweisung orientieren sich im Wesentlichen an den auch bisher geltenden Bestimmungen für den innerdienstlichen Ablauf im Bereich Kämmerei und Kasse (Buchführung und Zahlungsverkehr). Insofern sind besondere Mehraufwendungen, die sich allein aus der Neuregelung ergeben könnten, nicht zu beziffern.

 

 Finanzielle Auswirkungen / Haushaltswirtschaft

Produktbezeichnung

 

Produkt Nr.

 

 

Haushaltsjahre

(Lfd.)

(Lfd. +1)

(Lfd. +2)

(Lfd. +3)

 

Ergebnisrechnung

Aufwand

 

 

 

 

 

Ertrag

 

 

 

 

 

Finanzrechnung

Auszahlungen

 

 

 

 

 

Einzahlungen

 

 

 

 

 

 


Anlagen:

                                                                                               

 

 

Dienstanweisung

für die Finanzbuchhaltung

( § 31 GemHVO NRW)

 

 

Auf der Grundlage des § 31 Abs. 1 Satz 1 der Gemeindehaushaltsverordnung NRW (GemHVO NRW) vom 16.11.2004 (GV. NRW S. 15), zuletzt geändert durch Artikel 9 der VO vom 8. Dezember 2009 (GV. NRW. S. 837) wird hiermit folgende Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung der Stadt Nettetal erlassen:  

 

 

 

§ 1

Allgemeines

 

Diese Dienstanweisung enthält die für die Stadt Nettetal notwendigen näheren und ergänzenden Vorschriften und Regelungen zur Sicherstellung der ordnungsgemäßen Erledigung der Aufgaben der Finanzbuchhaltung unter besonderer Berücksichtigung des Umgangs mit Zahlungsmitteln sowie die Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen gemäß § 31 der Verordnung über das Haushaltswesen der Gemeinden im Land Nordrhein-Westfalen (GemHVO NRW).

 

 

§ 2

Geltungsbereich

 

Die Dienstanweisung gilt für den gesamten Geschäftsbereich der Finanzbuchhaltung, soweit in der GemHVO oder in anderen Vorschriften nichts anderes bestimmt ist.

 

§ 3

Aufgaben

 

(1) Die Finanzbuchhaltung nimmt die ihr gesetzlich übertragenen eigenen und auftragsweise zu erledigenden Aufgaben wahr (§ 93 GO NRW).

 

Die Aufgaben umfassen

-          die Buchführung (§ 27 GemHVO NRW),

-          die Zahlungsabwicklung („Stadtkasse“, § 30 GemHVO),

-          die Mahnung und die Zwangsvollstreckung von öffentlich-rechtlichen und privatrechtlichen Geldforderungen,

-          die Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen.

 

(2) Der Finanzbuchhaltung können weitere Aufgaben durch den/die  Bürgermeister/in übertragen werden. Die Übertragung ist nur zulässig, wenn Vorschriften der Gemeindeordnung NRW (GO NRW) nicht entgegen stehen, dies im Interesse der Stadt liegt, die eigenen Aufgaben nicht beeinträchtigt werden und gewährleistet ist, dass die weiteren Aufgaben bei der Prüfung der Finanzbuchhaltung mitgeprüft werden können. Die Vorschriften der GemHVO NRW gelten für die Erledigung dieser Aufgaben entsprechend, soweit nicht durch Gesetz oder auf Grund eines Gesetzes etwas anderes bestimmt ist.

 

 

§ 4

Zuständigkeiten als Vollstreckungsbehörde

 

(1)     Die Bereiche Zahlungsabwicklung und Vollstreckung sind die für das Mahn- und Vollstreckungsverfahren bestimmte zentrale Stelle der Stadt und damit die Vollstreckungsbehörde im Sinne des Verwaltungsvollstreckungsgesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVG NRW). Sie sind außerdem zuständig für die Einleitung der Zwangsvollstreckung bei privatrechtlichen Forderungen (Mahn- und Vollstreckungsbescheid), für die eine Beitreibung im Rahmen der Verwaltungsvollstreckung rechtlich nicht zulässig ist.

 

(2)     Weiterhin sind sie die zuständige zentrale Stelle der Stadt, die sämtliche Insolvenzverfahren federführend bearbeiten. Einzelheiten sind in einer besonderen Dienstanweisung geregelt.

 

 

§ 5

Verantwortlicher für die Finanzbuchhaltung

 

(1)     Für die Finanzbuchhaltung ist gem. § 93 Abs. 2 GO NRW eine / ein Verantwortliche/r und ein / eine Stellvertreter/in zu bestellen (siehe Anlage 1).

 

(2)  Sobald die/der Verantwortliche für die Finanzbuchhaltung bzw. für den Zahlungsverkehr die ordnungsgemäße Führung der Finanzbuchhaltung oder der Zahlungsabwicklung gefährdet sieht, hat er / sie die Aufsicht nach § 31 Abs. 4 GemHVO NRW zu unterrichten (siehe Anlage 1).

 

 

§ 6

Leitung und Dienstkräfte der Finanzbuchhaltung

 

(1)     Soweit die gesetzlichen Vorschriften und diese Dienstanweisung nicht anderes bestimmen, treffen die Leitung der Finanzbuchhaltung (§ 93 Abs. 2 GO NRW) und des Zahlungsverkehrs (§ 93 Abs. 5 GO NRW) die im Interesse einer ordnungsgemäßen Führung der Finanzbuchhaltung erforderlichen Anordnungen. Die Leitung der Finanzbuchhaltung hat u. a. alle Maßnahmen zu treffen, die eine höchstmögliche innere und äußere Sicherheit der Zahlungsabwicklung und die Liquiditätssicherung gewährleisten.

 

(2)     Die Verteilung der Dienstgeschäfte auf die Dienstkräfte regelt die Leitung der Finanzbuchhaltung.

 

(3)     Buchführung und Zahlungsabwicklung dürfen nicht von denselben Dienstkräften wahrgenommen werden (§ 30 Abs. 3 Satz 1 GemHVO NRW).

 

(4)   Die Dienstkräfte der Finanzbuchhaltung haben die ihnen zugewiesenen Aufgaben sorgfältig und unverzüglich zu erledigen und in ihrem Aufgabengebiet auf die Sicherheit der Buchführung und des Zahlungsverkehrs zu achten. Der Verdacht von Unregelmäßigkeiten ist, auch wenn er sich nicht auf das eigene Aufgabengebiet bezieht, der Leitung der Finanzbuchhaltung unverzüglich anzuzeigen. Den Dienstkräften obliegen insbesondere die Pflicht zur unverzüglichen Einleitung des Mahn- und Vollstreckungsverfahrens nach Fälligkeitsablauf sowie die beschleunigte Abwicklung der Verwahrgelder und Vorschüsse.

 

(5)     Die Dienstkräfte der Finanzbuchhaltung haben sich mit den Vorschriften über die Buchführung und die Zahlungsabwicklung, den besonderen Vorschriften für ihr Aufgabengebiet und mit dieser Dienstanweisung vertraut zu machen. Wenn ihnen Vorschriften unklar oder nicht ausreichend erscheinen, ist die Entscheidung der Leitung der Finanzbuchhaltung einzuholen.

 

 

§ 7

Organisation der Finanzbuchhaltung

 

(1)     Die Finanzbuchhaltung gliedert sich in die Bereiche Buchführung, Zahlungsabwicklung und Vollstreckung.

 

(2)     Die Aufgaben der Finanzbuchhaltung werden durch die Bediensteten des Zentralbereiches Finanzen wahrgenommen.

 

(3)     Folgende Bereiche werden durch Dienstanweisung geregelt:

 

-                    Abgrenzungsbuchungen

-                    Anordnungsbefugnis

-                    Belegablage

-                    Buchführung

-                    Buchung von Belegen

-                    Buchungsbelege aus Vorverfahren

-                    Buchungsperioden

-                    Erfassung und Änderung von Stammdaten

-                    Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit

-                    Freigabe von Stammdaten

-                    Geschäftsablauf in der Finanzbuchhaltung

-                    Geschäftsablauf in den Zentral- und Fachbereichen

-                    Jahresabschluss

-                    Kontenpflege

-                    Kontenplan

-                    Rückstellungen

-                    Stornierung von Buchungen

-                    Unterschriftsbefugnisse

-                    Vorerfassung von Buchungsbelegen

-                    Zahlungsverkehr

 

(4)     Der Zahlungsverkehr wird grundsätzlich zentral vorgenommen.

 

(5)     Zur Erledigung von einzelnen Aufgaben des Zahlungsverkehrs können auf Anordnung des Bürgermeisters Handvorschüsse/Zahlstellen eingerichtet werden. Einzelheiten sind in einer besonderen Dienstanweisung geregelt.

 

 

§ 8

Tägliche Abstimmung der Bankkonten mit Ermittlung der Liquidität

 

(1)   Die Bankkonten sind täglich abzustimmen und zu pflegen.

 

(2)   Die Liquidität ist täglich sicherzustellen.

 


 

§ 9

Posteingänge

 

(1)     Die für die Zahlungsabwicklung und Vollstreckung bestimmten Sendungen sind unmittelbar und ungeöffnet zuzuleiten, von dazu beauftragten Dienstkräften zu öffnen und mit dem Eingangsstempel zu versehen.

 

(2)     Eingänge bei anderen Dienststellen, denen Zahlungsmittel (Bargeld, Schecks) beigefügt sind, sind unverzüglich der Zahlungsabwicklung zuzuleiten.

 

 

§ 10

Unterschriftsbefugnisse

 

Die internen Unterschriftsbefugnisse in der Finanzbuchhaltung werden vom Kämmerer geregelt.

 

 

§ 11

Behandlung von Kleinbeträgen

 

Die Bearbeitungsregeln für Kleinbeträge werden vom Kämmerer geregelt (§ 23 Abs. 4 GemHVO NRW).

 

 

§ 12

Stundung, Niederschlagung und Erlass

 

Stundung, Niederschlagung und Erlass von Ansprüchen sind in einer besonderen  Dienstanweisung geregelt.

 

 

§ 13

Einsatz von automatisierter Datenverarbeitung in der Finanzbuchhaltung

 

(1)     Für den Einsatz von automatisierter Datenverarbeitung (DV) sind die Vorschriften der GemHVO NRW anzuwenden. Daneben sind die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), sowie die Ordnungsvorschriften der §§ 238, 239, 257 und 261 HGB und die §§ 145 bis 147 Abgabenordnung zu beachten.

 

(2)     Insbesondere gilt:

 

§         Die buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle müssen richtig, vollständig und zeitgerecht erfasst sein sowie sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (Beleg- und Journalfunktion).

§         Die Geschäftsvorfälle sind so zu verarbeiten, dass sie geordnet darstellbar sind und einen Überblick über die Vermögens- und Ertragslage gewährleisten (Kontenfunktion).

§         Die Buchungen müssen einzeln und geordnet nach Konten und diese fortgeschrieben nach Kontensummen oder Salden sowie nach Abschlussposition dargestellt und jederzeit lesbar gemacht werden können.

§         Ein sachverständiger Dritter muss sich in dem jeweiligen Verfahren der Buchführung in angemessener Zeit zurechtfinden und sich einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage der  Stadt verschaffen können.

§         Das Verfahren der DV-Buchführung muss durch eine Verfahrensdokumentation, die sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte nachweist, verständlich und nachvollziehbar gemacht werden.

§         Für die Einhaltung der GoB und GoBS ist bei der DV-Buchführung die Finanzbuchhaltung verantwortlich. Für den für die Aufsicht über die Finanzbuchhaltung Verantwortlichen gilt gleiches.

 

 

§ 14

Freigabe von Verfahren

 

(1)     In der automatisierten Datenverarbeitung für die Finanzbuchhaltung dürfen nur freigegebene Programme eingesetzt werden. Ein Programm muss den für den Vollzug der Aufgaben geltenden, speziellen rechtlichen und sachlichen Regelungen sowie den GoB entsprechen.

 

(2)   Die Programme müssen dokumentiert und von den anwendenden Stellen geprüft und freigegeben sein. Durch Kontrollen ist sicherzustellen, dass alle Geschäftsvorfälle vollständig erfasst werden und nach erfolgter Buchung nicht unbefugt (d. h. nicht ohne Zugriffsschutzverfahren) und nicht ohne Nachweis des vorausgegangenen Zustandes verändert werden können.

 

      Die Freigabe soll dauerhaft nachvollziehbar sein und bestätigen, dass die gesetzlichen und örtlichen Regelungen eingehalten werden. Die Testberichte, in denen Art, Umfang und Ergebnisse festgehalten werden, sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Für die jeweils eingesetzte Programmversion ist ein Testat vorzuhalten. Die Prüfung kann auch durch beauftragte Dritte durchgeführt werden.

 

 

§ 15

Berechtigungen im Verfahren

 

Die Berechtigungen werden durch die Leitung der Finanzbuchhaltung geregelt; sie können dort eingesehen werden.

 

 

§ 16

Dokumentation der eingegebenen Daten und ihrer Veränderung

 

(1)     Geschäftsvorfälle bei DV-Buchführungen gelten als ordnungsgemäß gebucht, wenn sie nach einem Ordnungsprinzip vollständig, formal richtig, zeitgerecht und verarbeitungsfähig erfasst und gespeichert sind. Es ist zu gewähr­leisten, dass alle für die - unmittelbar oder zeitlich versetzt - nachfolgende Verarbeitung erforderlichen Merkmale einer Buchung vorhanden, plausibel und kontrollierbar sind. Insbesondere müssen die Merkmale für eine zeitliche Darstellung sowie eine Darstellung nach Sach- und Personenkonten gespeichert sein. Diese Daten sind in Form von Buchungsprotokollen oder in anderer protokollierbarer, verfahrensabhängiger Darstellungsweise (maschinell erstellte Erfassungs-, Übertragungs- und Verarbeitungsprotokolle) vorzuhalten. Die Protokolle werden wie Belege aufbewahrt.

 

(2)     Um die zeitnahe und periodengerechte Erfassung eines Geschäftsvorfalls sicherzustellen, muss der Zeitpunkt der Buchung in der Verfahrensdokumentation definiert sein. Werden erfasste Daten vor dem Buchungszeitpunkt, z. B. wegen offensichtlicher Unrichtigkeit korrigiert, braucht der ursprünglich gespeicherte Inhalt nicht feststellbar zu sein. Werden Merkmale (Belegbestandteile, Kontierung) einer erfolgten Buchung verändert, so muss der Inhalt der ursprünglichen Buchung feststellbar bleiben, z. B. durch Aufzeichnun­gen über durchgeführte Änderungen (Storno- oder Neu-Buchungen). Diese Änderungsnachweise sind Bestandteil der Buchführung und aufzubewahren.

 

 

§ 17

Identifikationen innerhalb der sachlichen und zeitlichen Buchung

 

Die DV-Buchführung hat dem Prinzip zu entsprechen, dass ein sachlicher und ein zeitlicher Nachweis über sämtliche buchführungspflichtigen Geschäftsvorfälle erbracht werden muss.

 

 

§ 18

Sicherung und Kontrolle der Verfahren

 

Die/Der Bürgermeister/in bestimmt, in welcher Form die Bücher geführt werden.

 

 

§ 19

Abgrenzung der Verwaltung von Informationssystemen

und automatisierten Verfahren von der fachlichen Sachbearbeitung

und der Erledigung der Aufgaben der Finanzbuchhaltung

 

Die Anwendung und Entwicklung von Programmen sind strikt zu trennen. Wer Daten in der Finanzbuchhaltung erfasst, verarbeitet und ausgibt, darf keine System- oder Anwendungsprogrammierungen vornehmen können und umgekehrt.

 

 

§ 20

Verwaltung der Geldbestände

 

(1)     Die Anzahl der Bankverbindungen, der Bargeldbestand sowie die Guthaben bei Geldinstituten auf Konten, die dem laufenden Zahlungsverkehr dienen, sind nach Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkten auf die notwendige Anzahl bzw. Höhe zu beschränken.

 

(2)     Die Leitung der Finanzbuchhaltung ist in Abstimmung mit dem Stadtkämmerer ermächtigt, soweit es erforderlich ist, bei Geldinstituten Bankkonten (Giro-, Tagesgeld-, Termingeld- oder Sparkonten) zu eröffnen, zu schließen und Unterschriftsbefugnisse für die Konten zu erteilen.

 

(3)     Die bei Geldinstituten unterhaltenen Konten werden unter der Bezeichnung „Stadt Nettetal, 41334 Nettetal“ geführt.

 

(4)     Die Verfügung über Guthaben durch Scheck, Überweisungsauftrag, Abbuchungsauftrag oder Einzugsermächtigung im Lastschriftverkehr sowie die Anerkennung des Standes der Bankkonten fallen in die Zuständigkeit der Zahlungsabwicklung.

 

(5)     Überweisungsaufträge, Schecks, Abbuchungsaufträge und -vollmachten sind stets von zwei bevollmächtigten Dienstkräften der Zahlungsabwicklung zu unterzeichnen bzw. freizugeben. Der Vertretungsfall ist ebenso zu regeln.

 

(6)     Geldbestände, die vorübergehend nicht benötigt werden, sind auf Vorschlag der Leitung des Zahlungsverkehrs durch die Leitung der Finanzbuchhaltung so anzulegen, dass sie bei Bedarf verfügbar sind. Im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen sind sie so anzulegen, dass die Sicherheit der Anlage vor Ertrag geht.

 

 

§ 21

Verwaltung von Zahlungsmitteln

 

(1)     Zahlungsmittel sind Bargeld, Schecks sowie die elektronischen Zahlungsmittel  Geld-, Debit- und Kreditkarte.

 

(2)     Zahlungsmittel, die nicht unmittelbar als Wechselgeld oder zur Auszahlung benötigt werden, sind auf das Bankkonto einzuzahlen und im Übrigen in Geld- oder Panzerschränken oder anderen sicheren Behältnissen verschlossen aufzubewahren.

 

(3)     Die Beförderung von Zahlungsmitteln (Geldtransporte) ist nur zulässig, wenn alle dafür erforderlichen Sicherungsmaßnahmen getroffen sind. Die Bedingungen der für die Diebstahl-, Transportraub- und Geschäftsraubversicherung abgeschlossenen Verträge sind zu beachten.

 

(4)     Zahlungsmittel dürfen grundsätzlich nur in den Räumen der Zahlungsabwicklung und nur von den damit beauftragten Dienstkräften (durch Aushang in den Diensträumen bekannt zu machen) angenommen oder ausgehändigt werden. Außerhalb dieser Räume dürfen Zahlungsmittel nur von solchen Personen angenommen oder ausgehändigt werden, die hierzu besonders durch die/den Bürgermeister/in ermächtigt sind. Einzelheiten sind in einer gesonderten Dienstanweisung geregelt.

 

(5)     Jeder Zentral- oder Fachbereich hat die Finanzbuchhaltung unverzüglich zu unterrichten, wenn mit größeren Ein- oder Auszahlungen (> 30.000,00 €) zu rechnen ist.

 

(6)     Die Zahlgeschäfte sind grundsätzlich unbar abzuwickeln.

 

(7)     Die zur Annahme von Zahlungsmitteln ermächtigten Dienstkräfte haben über jede Einzahlung, die durch Übergabe von Zahlungsmitteln entrichtet wird und die nicht den Gegenwert für verkaufte Wertzeichen und geldwerte Drucksachen darstellt, dem Einzahler eine Quittung zu erteilen. Über sonstige Einzahlungen sind nur auf Verlangen Quittungen zu erteilen; dabei ist ggf. der Zahlweg anzugeben. Wird die Einzahlung durch Übergabe eines Schecks bewirkt, ist in der Quittung anzugeben: „Zahlung durch Scheck, Eingang vorbehalten". Die/Der Bürgermeister/in regelt die Form der Quittung und die Befugnis zu ihrer Erteilung in einer gesonderten Dienstanweisung. Die Regelung muss den Anforderungen an einen sicheren Zahlungsverkehr genügen.

 

 

§ 22

Einsatz von Geldkarte, Debitkarte oder Kreditkarte sowie Schecks

 

(1)     Neben den gesetzlichen Zahlungsmitteln Bargeld und Schecks dürfen unbare Einzahlungen mittels Geldkarten, Debitkarten, Kreditkarten nur in Abstimmung mit der  Finanzbuchhaltung entgegengenommen werden.

 

(2)   Auszahlungen sollen nicht mittels Geld-, Debit- oder Kreditkarten geleistet werden. Sollten diese Auszahlungsarten dennoch ausnahmsweise gewählt werden, bleibt die Verwendung dieser Karten den dazu beauftragten Beschäftigten vorbehalten.

 

(3)   Der / Die Bürgermeister/in regelt durch Dienstanweisung, welche Einzahlungen und Auszahlun­gen mittels Debit- oder Kreditkarten angenommen oder geleistet werden dürfen.

 

(4)     Schecks sollen als Einzahlung nur angenommen werden, wenn sie innerhalb der Vor­lagefrist dem bezogenen Kreditinstitut vorgelegt werden können. Der angenommene Scheck ist unverzüglich als Verrechnungsscheck zu kennzeichnen, wenn er diesen Vermerk nicht bereits trägt. Die Nummer des Schecks, das bezogene Kreditinstitut, die Kontonummer des Ausstellers, der Betrag und ein Hinweis, durch den die Verbindung mit der Buchungsstelle hergestellt werden kann, sind in ein Schecküberwachungsbuch einzutragen. Von der Führung des Schecküberwachungsbuchs kann abgesehen werden, wenn in anderer Weise die Angaben festgehalten werden und die Einlösung des Schecks überwacht wird. Angenommene Schecks sind unverzüglich bei einem Kreditinstitut zur Gut­schrift auf ein Konto der Stadt einzureichen. Ihre Einlösung ist zu überwachen. Auf Schecks dürfen Geldbeträge nicht bar ausgezahlt werden.

 

 

§ 23

Aufnahme und Rückzahlung von Krediten zur Liquiditätsplanung

 

(1)     Die Finanzbuchhaltung hat darauf zu achten, dass die für die Auszahlungen erforderlichen Geldbestände rechtzeitig verfügbar sind. Zur Liquiditätssicherung können ggf. auch die Zahlungsmittel der Sondervermögen, Eigenbetriebe und ähnlicher gemeindlicher Einrichtungen vorübergehend in Anspruch genommen werden. Die Liquiditätsplanung ist wirtschaftlich zu organisieren und durchzuführen.

 

(2)     Darüber hinaus kann sie zur Abwendung von Liquiditätsengpässen in erforderlichem Umfang Kredite zur Liquiditätssicherung im Rahmen der Ermächtigung durch die Haushaltssatzung aufnehmen. Die/Der Verantwortliche für die Finanzbuchhaltung ist von der Leitung des Zahlungsverkehrs entsprechend zu informieren.

 

(3)     Weiterhin sind die Überwachung und die Rückzahlung der Kredite sicherzustellen.

 

 

§ 24

Durchlaufende und fremde Finanzmittel

 

(1)Die Finanzbuchhaltung darf die Zahlungsabwicklung für andere nur erledigen, wenn dies durch Gesetz zugelassen oder aufgrund eines Gesetzes bestimmt oder durch die/den Bürgermeister/in angeordnet ist. Ausgaben für Rechnung einer anderen Stelle sollen nur in soweit geleistet werden, als Kassenmittel aus Einzahlungen für diese Stelle oder aus deren Beständen zur Verfügung stehen.

 

(2)Entsprechend § 27 Abs. 6 GemHVO NRW sind die haushaltsfremden Vorgänge in gesonderten Nachweisen zu führen.

 

(3)Bei der Erledigung der fremden Geschäfte der Zahlungsabwicklung hat die Zahlungsabwicklung die §§ 30, 31 GemHVO sowie die Regelungen dieser Dienstanweisung zu beachten.

 

 

§ 25

Sicherheit und Überwachung der Finanzbuchhaltung

(§ 31 Abs. 2 Nr. 4 GemHVO NRW)

 

(1)  Die Aufsicht und Kontrolle über die Finanzbuchhaltung, erfolgen durch die/den Kämmerer/in. Diese/r hat durch regelmäßige Kontrollen sicherzustellen, dass die internen Festlegungen zur Buchführung und Zahlungsabwicklung beachtet werden.

 

(2)  Den Dienstkräften in der Finanzbuchhaltung darf die Befugnis zur Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit nur übertragen werden, soweit die zugrunde liegenden Sachverhalte nur von ihnen beurteilt werden können (§ 30 Abs. 3 Satz 2 GemHVO).  Zahlungsaufträge sind von zwei Dienstkräften freizugeben.

 

(3)  Die Zahlungsabwicklung ist so einzurichten, dass für die Sicherheit der Dienstkräfte gegen Überfälle angemessen gesorgt ist. Zahlungsmittel sind gegen den unbefugten Zugriff sicher aufzubewahren und zu transportieren. Die Dienstkräfte, die mit Aufgaben der Zahlungsabwicklung betraut sind, sind mindestens einmal jährlich über die Verhaltensregeln bei Überfällen aufzuklären.

 

(4)  Der örtlichen Rechnungsprüfung sind alle wesentlichen, die Buchführung betreffenden Festlegungen unverzüglich mitzuteilen. Hierzu zählen z. B.:

-      Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit,

-      Freigabeberechtigungen im Rahmen der Buchführung,

-      Berechtigungen im Rahmen der Zahlungsabwicklung und

-      der Umfang der erteilten Berechtigungen.

 

 

§ 26

Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen

 

Die Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen ist in einer besonderen Dienstanweisung geregelt.

 

 

§ 27

In-Kraft-Treten

 

Diese Dienstanweisung tritt am 01.05.2010 in Kraft und ist dem Rat gemäß § 31 Abs. 1 Satz 3 GemHVO zur Kenntnis zu geben. Die zum 01.01.2009 erlassene vorläufige Dienstanweisung vom 30.12.2008 tritt zum 30.04.2010 außer Kraft.

 

 

Nettetal, den 15.04.2010

 

Der Bürgermeister

 

 

 

 

Christian Wagner